Воевода присылался в город на 2-3 года. Воевода обладал большими военно-административными функциями. Он набирал на службу служилых людей — дворян и детей боярских, вел их списки с указанием имения, жалованья, исправности службы каждого, производил периодические смотры и отправлял их на службу по первому требованию Разрядного приказа. 

Ведал воевода и местными служилыми людьми «по прибору»: стрельцами, пушкарями, воротниками.
Ответствен был воевода за все городские учреждения, крепостные пушки, различные военные и съестные казенные припасы, которые он принимал и сдавал по описи. 

В разной степени подчинения у воеводы находился ряд должностных лиц: осадный голова (комендант крепости), засечные, острожные, стрелецкие, казачьи, пушкарские, объезжие, житничьи и ямские головы. Двор воеводы, где ему предстояло провести 1-2 года своей жизни в городе, находился, обычно, за пределами главной крепости города. Здесь он жил с семьёй, женой и детьми. В крепости, располагавшейся в центре города, находилась Приказная изба, где работал воевода. 

 
Приказная изба представляла собой деревянное двухэтажное здание. На первом этаже находилась приёмная, здесь сидели подьячие, помогавшие воеводе. Наверху располагалась комната воеводы, в которой хранились сундуки с многочисленной документацией. Часто документы сырели, портились или использовались воеводой не по назначению. 

 
Все дела по управлению городом и уездом производились в приказной или съезжей избе, возглавлявшейся присланным из Москвы дьяком. Здесь хранились государевы грамоты и печать, приходные и расходные книги и росписи разных податей и сборов, сами сборы (государева казна).
При смене воевод сдавались все дела и казённое имущество по описям и книгам (сдаточным описям или расписным спискам). Один экземпляр описи посылался в тот приказ, в ведении которого находился город с уездом.